В чем состоят типовые задачи управления закупками в промышленной компании?

10th Сентябрь 2009

В любой зарубежной фирме-товаропроизводителе существует типичный набор задач, связанных с управлением закупками, характеристика которых представлена в табл. 3.1.

Рассмотренные в табл. 3.1 типовые задачи в управлении закупками должны быть объединены единой политикой отношений с основными поставщиками материальных ресурсов. Такая политика определяется логистической концепцией/технологией фирмы. Так, например, при внедрении концепции JIT или Lean production необходимо устанавливать долговременные партнерские взаимоотношения с небольшим числом надежных поставщиков, осуществляющих частые поставки МР небольшими партиями по заказам производственных подразделений фирмы. Технология RP требует создания значительных буферных (страховых) запасов МР как в производстве, так и в логистических каналах снабжения. Системы KANBAN, MRP, ОРТ, а также их комбинации обязательно синхронизируют по определенным алгоритмам с производственным графиком выпуска ГП и процедурами закупок МР.

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются следующие:
• что закупить;
• у кого закупить;
• сколько закупить;
• на каких условиях закупить.

Задачу «что закупить» отдел снабжения/закупок фирмы решает совместно с производственным отделом и инженерной службой. Совместно определяются потребности в сырье и материалах, качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения.

Решение «у кого купить» требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает половину успеха предприятия (особенно это относится к деятельности торгово-посреднических структур).

Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственным, складским, финансовым/бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество МР. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом/бухгалтерией.

Задача «на каких условиях закупить» решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел снабжения рассматривает предложенные варианты и ведет переговоры с поставщиками. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового/бухгалтерии, логистики и т.д.). Решение данной задачи означает ясность по следующим параметрам: цена, условия оплаты, условия доставки, сроки и т.д.

Практически во всех процессах закупки имеет место физическое перемещение закупаемых материалов к месту, назначаемому покупателем. Если компания намерена получить больше контроля над логистическими процессами, связанными с входящими потоками, ей необходимо предпринять ряд специальных шагов. Традиционно менеджерам компании по закупкам требуется:

1. Проанализировать существующие на данный момент фрахтовые ставки. Если речь идет об определенных соглашениях о доставке, необходимо хотя бы приблизительно определить сумму, выплачиваемую покупателем собственно за перевозку.

2. Оценить затраты на поддержание запасов в снабжении и выгоды от своевременных поставок. Кроме того, менеджеры по закупкам должны настаивать на том, чтобы поставщики выделяли транспортные затраты из совокупных расходов на закупку (цены поставляемых товаров).

3. Определить наиболее подходящие условия закупки, принимая в расчет оценку рисков и изменение стоимости денег по времени. Некоторые крупные компании работают с всеобъемлющим страховым обеспечением и могут принимать на себя риски, связанные с правом собственности на входящий материальный поток.

4. Проанализировать динамику скидок на доставку грузов. (Речь идет о предоставляемых поставщиком скидках в случае транспортировки груза самим покупателем.)

5. Разработать нормы маршрутизации входящего материального потока и установить штрафы за несоблюдение этих норм. Например, необходимо установить интервал времени между поставками или определить необходимые транспортные средства.

6. Устанавливать тесное сотрудничество с поставщиками, от которого будут выигрывать все участвующие стороны.

7. Работая с транспортными предприятиями (экспедиторами), необходимо определить, сколько целесообразно использовать перевозчиков (схем доставки) для работы с входящим материальным потоком. Преимущество здесь может выражаться в менее высоких тарифах на перевозку, в предварительном уведомлении об осуществлении поставки (посредством систем электронного обмена информацией (EDI) или в единовременной поставке всего груза.

8. Разработать систему мониторинга входящих потоков, обычно являющуюся частью компьютеризированной системы подачи заказов. Если система мониторинга обладает высокой точностью (например, если для определения местонахождения грузовиков применяется система спутниковой связи), то компания может рассматривать поступающие материалы как часть уже имеющихся запасов.