Какие виды отчетов целесообразно использовать в закупочной деятельности компании?
Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:
1. Рыночные и экономические условия и цены:
• тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;
• изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).
2. Изменения вложений в товарные запасы:
• инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам МР/ГП;
• дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;
• отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;
• оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;
• общая площадь складов, используемая для хранения запасов.
3. Закупочные операции и их эффективность:
• сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;
• допустимые уровни качества закупаемых МР/ГП;
• доля закупок, осуществленных вовремя;
• число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;
• число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);
• число полученных и обслуженных заявок;
• производительность труда и загруженность работников;
• транспортные издержки.
4. Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:
• сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;
• выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;
• соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);
• изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;
• время доставки;
• доля просроченных заказов;
• доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;
• число случаев остановки производства в результате задержек доставки МР;
• цены, уплаченные за МР/ГП;
• стандартные или прогнозируемые цены на основные МР;
• индекс средних цен, уплаченных за МР/ГП по товарным группам;
• изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;
• анализ форвардной закупочной деятельности.
5. Надежность поставщика/продавца:
• доля просроченных доставок и отказов;
• доля некондиционных поставок;
• доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;
• качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.
Статьи по теме
