Что такое «управление закупками» и какая терминология используется для описания этого вида деятельности?
10th Сентябрь 2009
Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Как правило, ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.
Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получала необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.
Работник, принимающий решение о закупках, похож на жонглера, пытающегося одновременно удержать в воздухе несколько шаров, поскольку он должен одновременно учитывать все составляющие общей цели, которую он поставил. Неприемлемо осуществлять закупку по самой низкой цене, если доставлен некачественный товар или он доставлен две недели после установленного срока, что привело к остановке производственной линии. Цена может быть и намного выше обычной, если закупка — срочная, а у покупателя нет времени на переговоры о выгодной цене. Работник, отвечающий за принятие решений, пытается найти баланс между всеми, часто противоречивыми, целями и совершает сделку исходя из их оптимального сочетания.
Осуществление закупок (снабжения) — одна из важнейших функций в каждой фирме. Ее значение можно рассматривать в двух аспектах — тактическом и стратегическом.
Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане — ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита или отсутствия необходимого продукта (МР или ГП). Работники компании испытывают различные неудобства, когда снабжение не отвечает их минимальным ожиданиям. Отсутствие товара — необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые потребители никогда ничего большего от функции снабжения и не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.
Стратегическая сторона снабжения — собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок очень велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения, — повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.
Прежде чем говорить о целях и задачах управления закупками, остановимся на терминологическом аспекте этой области. Рассматривая функциональные области логистики, мы уже частично касались вопроса определения сферы снабжения/закупок фирмы. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства.
За рубежом сфера деятельности по обеспечению фирмы-производителя или торговой компании необходимыми видами МР или ГП традиционно называется Purchasing/Procurement — закупки/управление закупками (снабжением). Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется «материально-техническим снабжением» («обеспечением»). На предприятиях оптовой торговли в отечественной плановой экономике долго применялся термин «товароснабжение». Однако в последние годы растущее число российских ученых и специалистов по логистике (вышедших в основном из сферы «снабжения») стали определять эту область как «закупочную логистику». В структуре большей части российских торговых компаний имеются отделы (службы) закупок. Дело, конечно, не в названии, а в том, что в развивающейся по рыночному пути российской экономике изменился сам характер обеспечения предприятий: от жестко централизованного, фондируемого снабжения — к свободной оптовой торговле. Это изменение потребовало новых форм и методов работы с поставщиками МР и ГП снабженческих подразделений предприятий, решения принципиально новых стратегических и тактических задач, относящихся сейчас к области логистики.
В зарубежном логистическом менеджменте также нет единого подхода к терминологии в исследуемой области. В частности, профессора Д. Дж. Бауэрсокс и Д.Дж. Клосс указывают, что «снабжение» включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных или торговых предприятий или в розничные магазины. В зависимости от ситуации приобретение материальных ресурсов/товаров обозначают разными наименованиями. В производственной деятельности такой процесс приобретения обычно называют «закупками». В государственном секторе традиционно применяется термин «снабжение». В розничной торговле и складском хозяйстве широко используется термин «покупки». Часто этот же процесс определяют как логистика «на входе», или «внутренняя логистика».
Возросший интерес к управлению закупками сопровождается появлением различных концепций в сфере снабжения. Такие термины, как «закупка», «поставка», «снабжение», «обеспечение сырьем и материалами» и т.д. являются практически взаимозаменяемыми. Единого определения каждого термина не существует. В некоторых источниках «закупка» означает разовую сделку, нацеленную на приобретение необходимого в данный момент сырья и материалов. В таком случае этот термин характеризует тактическую деятельность отдела закупок фирмы. А термин «снабжение» описывается как целостный процесс закупочной деятельности: выявление необходимости в материалах, сырье и услугах, поиск, анализ и выбор поставщиков, развитие отношений с ними, переговоры по цене, качеству и прочим условиям, контроль качества поставляемой продукции и т.д. Эту деятельность, скорее, можно отнести к стратегической деятельности отдела закупок.
В ряде случаев можно встретить понятие снабженческого (материального) менеджмента, под которым понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (МР и ГП), поступающим на фирму. Сюда относятся следующие виды деятельности:
• планирование поступлений МР и (или) ГП и контроль на этом этапе;
• собственно закупки;
• доставка;
• приемка и контроль качества;
• хранение и отпуск на производство;
• распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
• утилизация отходов производства.
Зачастую материальный менеджмент в промышленных компаниях в западной логистической практике охватывает сферы закупок и материально-технического обеспечения производства, которые бывает трудно разграничить. На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов со стороны в нужное место и нужное время (procurement) отвечает отдел снабжения. Но как только производственный процесс запущен, обслуживание всех возникающих после этого потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия классифицируется как материально-техническое обеспечение (поддержка) производства.
В дальнейшем мы будем пользоваться термином «управление закупками».
Управление закупками — область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги.
Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи.
Приобретаемая для промышленных предприятий продукция — в основном МР, необходимые для производства, а для торговых компаний — ГП для последующей продажи.
Сфера деятельности, связанная с закупками, значительно шире, чем разовая покупка (приобретение) товаров. Она также подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Сфера деятельности логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи: определение потребности в МР, поиск потенциального поставщика, оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках, выбор метода закупки, установление приемлемой цены и условий поставки, мониторинг товара до момента его доставки, а также оценка продукции поставщика и услуг. Если же функции закупки расширить до заготовки, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.