Структурный переход: от изолированных закупок к интеграции процессов в режиме реального времени

10th Сентябрь 2009

Процесс корпоративных закупок переживет структурный реинжиниринг, процессные преобразования. Для большинства компаний, многие из которых уже привыкли к офисным системам электронной обработки и формирования информации, идея самообслуживания работников звучит как перспектива довольно далекого будущего. Но поразительно, как быстро системы снабжения следующего поколения охватывают крупнейшие компании. Рассмотрим примеры:

• Выходит из строя дорогостоящий производственный обрабатывающий центр. Для его ремонта срочно необходима деталь, стоящая 100 долл. Производственная компания теряет около 10 000 долл. в час из-за простоя этого центра. Директор предприятия использует электронную систему снабжения, чтобы приобрести и доставить нужную деталь. Система автоматически передает заказ поставщику. Деталь доставляется в цех в течение 4 часов.

• Менеджер по закупкам раньше заполнял формы запросов на приобретение офисных принадлежностей и ждал доставки несколько недель. Сейчас он пользуется новой электронной системой закупок, изучает каталоги проверенных поставщиков, выбирает и помещает свои заказы в электронную систему закупок. Система автоматически получает подтверждение заказа, и на следующий день — он у менеджера на столе.

• Офис-менеджеру в 19 вечера звонит шеф с просьбой заменить его на важной встрече в другом городе. Менеджер входит в электронную систему, заказывает билет на самолет, машину и номер в гостинице меньше чем за 5 минут. Система автоматически проверяет информацию о нем и подтверждает покупку услуг.

• Начальник отдела продаж только что вернулся после завершения трехмесячного консультационного проекта из Италии. Чтобы отчитаться о затратах, он входит во внутреннюю корпоративную систему учета затрат на переезды. Ему даже не надо вводить данные о затратах, произведенных с кредитной карты, с клавиатуры — все затраты уже подсчитаны и сведены в отчет о затратах. Начальник отдела просто добавляет к этой сумме карманные расходы и отсылает отчет.

Компании годами обсуждали возможность улучшения работы таких служб, как снабжение офисными принадлежностями, оформление поездок и контроль затрат. Почему? Потому что покупка товаров и услуг является самой крупной статьей расходов практически любого предприятия. По оценкам американских консультантов, на каждый зарабатываемый от продажи продукта доллар среднее промышленное предприятие США тратит 50-60 центов на покупку товаров и услуг. На это тратится больше денег, чем на все остальные закупки вместе взятые. Миллиарды долларов теряются каждый год из-за неэффективной закупочной деятельности.

Снабжение включает закупки, транспортировку, складирование и прием заказа — это замкнутый процесс, который начинается с определения потребности и заканчивается оплатой закупленной продукции. Интегрированное снабжение является одной из важнейших стратегий бизнеса, которые должны быть разработаны в XXI в. Первоначальной целью интегрирования цепи снабжения был отказ от некоторых традиционных, структурированных по иерархическому принципу закупочных процедур. Утверждение заказа проходило много уровней, что замедляло процесс. Недостаток состоит в том, что большее внимание уделялось процессу «заказ-доставка», чем выполнению прямых обязанностей.

Сейчас снабжение переходит от традиционных процедур к электронным системам. Выгоды, которые несет электронное снабжение, можно разделить на две большие категории: рациональность и эффективность. Под рациональностью подразумевается снижение логистических издержек, сокращение продолжительности циклов, сокращение входного контроля, лучшая организация информации и более тесная интеграция функции снабжения с ключевыми функциями других служб компании. Эффективность подразумевает лучший контроль над цепью поставок, повышение качества закупочных решений внутри организации. Снабженческие модели индустриальной эпохи замещаются более эффективными разработками информационной эпохи, которые позволяют извлекать выгоды с обоих концов цепи «поставщик-потребитель». И все это благодаря близкому к идеальному совмещению преимуществ масштабов производства и логистики, гибких контрактов, взаимодействию поставщиков наряду с ориентированной на пользователя системой закупок.

Менеджеры должны детально разобраться в том, как действуют электронные системы снабжения нового поколения. Для этого им нужно ответить на несколько ключевых вопросов:

• Что такое текущее снабжение ресурсами и почему оно является важным для топ-менеджмента? На какие функции внутри организации ориентированы эти решения?

• Как электронные системы снабжения преобразили такие компании, как Microsoft?

• Какие понятия являются основополагающими в электронном снабжении с точки зрения покупателя и с точки зрения продавца?

• Какие выгоды несет электронное снабжение? Стоит ли оно потраченных денег?

• Какие скрытые препятствия стоят на пути внедрения электронных систем снабжения?

• Как переосмысление отношений внутри цепи снабжения проявит себя в разных отраслях?