Насколько велик рынок операционных ресурсов?
Автоматизация снабжения операционными ресурсами открывает большие рыночные возможности. В то время как снабжение производственной сферы автоматизировано почти полностью с помощью приложений планирования ресурсов предприятий (системы MRP II и ERP), снабжение непроизводственными товарами автоматизировано достаточно ограничено.
Установлено, что хотя на операционные ресурсы приходится по крайней мере 30% затрат компаний, эти затраты производятся путем запутанных бумажных процедур. Этот способ дает мало возможностей для покупки в кредит или экономии. В этом отношении существуют широкие возможности для автоматизации и контроля. Например, автоматизация покупок, связанных с переездами и командировками, снизит не только стоимость написания отчетов о затратах до 8 долл. (как было описано выше), но и сократит продолжительность циклов с 23 до 3 дней.
Две тысячи крупнейших корпораций мира приобретают в настоящий момент непроизводственных ресурсов на сумму примерно 400 млрд. долл. в год. Стоимость многих заказов не превышает 1000 долл., большая часть приходится на покупки в обход заключенных контрактов с поставщиками. В результате не хватает подробной информации о содержании покупок для того, чтобы вести переговоры о следующих контрактах. Разработки в области снабжения предприятия должны осуществлять поддержку внутренних процессов, покупок через Интернет и распространения информации в режиме реального времени. Фирмы, которые не спешат вводить информационные системы, обычно отстают в развитии. В какой-то момент они окажутся не способны поднять эффективность снабжения.
Взглянем на компанию, больше всех преуспевшую в этой области, — Microsoft — и на преимущества, которые приносит ей приложение интегрированного снабжения MS Market.
Снабжение операционными ресурсами в компании Microsoft: MS Market
В последние годы много компаний искали возможность распространить выгоды от автоматизации на своих работников, корпоративных партнеров и ключевых поставщиков. Летом 1996 г. Microsoft Procurement Group установила новую систему под названием MS Market, механизм заполнения заказов в реальном времени, который работает во внутренней сети Microsoft. MS Market сокращает персонал, необходимый для осуществления закупок и предоставляет работникам возможность быстро производить заказы необходимых материалов, безбумажные и небюрократические процедуры.
Internet week привел высказывание Боба Харольда, исполнительного вице-президента компании Microsoft, который утверждает, что разработка MS Market была поддержана стремлением Microsoft избавить всю компанию от бумажной работы с целью поднять эффективность на качественно новый уровень. В первый год с помощью MS Market было приобретено принадлежностей на сумму более 1 млрд. долл. Около 6000 работников Microsoft по всему миру воспользовались системой, в которую компания вложила 1,1 млн. долл.
На конкретном примере, опубликованном на сайте Microsoft, Клейтон Флеминг, глава Corporate Procurement Group, подробно описывает схему снабжения: «Мы очень много денег тратим на маркетинг и НИОКР. В отличие от производственных компаний у нас — рассредоточенная сеть снабжения. Мы получаем тысячи запросов каждую неделю со всей компании на мелкие покупки — от офисных принадлежностей и кредитных карточек до продуктов питания. В результате большинство запросов на покупки от работников Microsoft требуют сравнительно небольших затрат». Флеминг подчеркивает, что доля таких низко стоимостных покупок больших размеров составляет 70% всего объема непроизводственных закупок и только 3% кредиторской задолженности. Ясно, что масса работников теряли время, печатая запросы и пытаясь следовать правилам компании — самому большому препятствию при традиционных способах снабжения. Менеджеры хотели упростить этот процесс, и поэтому было принято решение создать специальный инструмент, который взял бы на себя функции контроля и утверждения, ранее возложенные на персонал, и вывести их в Интернет. Работники хотели простую электронную форму заказа, которая связывала бы компанию с поставщиками — такую, которая связывает Boise Cascade и Marriott. В результате получился MS Market.
Как работает эта система? Предположим, работник Microsoft захотел купить книгу о Билле Гейтсе. Он направляется на сайт MS Market внутренней сети Microsoft. Программа тут же определяет его предпочтения и код доступа через процедуру идентификации. Работник идет по ссылке на Barnes & Noble, которая предоставляет ему каталог, форму заказа и список из сотен книг с ценами, установленными договором между Microsoft и Barnes & Noble. Он выбирает книгу, помещает ее в форму заказа и указывает номер калькуляционного бюро своего отдела и имя своего менеджера.
Заказ немедленно переправляется поставщику, сокращая при этом время на доставку и составление отчетности о платежах за покупки. При получении заказа MS Market присваивает заказу сопроводительный код, посылает уведомление по электронной почте менеджеру работника и направляет заказ на исполнение по Интернету в Barnes & Noble. Если сумма заказа не превосходит 20 долл., специальное подтверждение менеджера не требуется.
Спустя два дня книга будет доставлена в кабинет работника. MS Market позволяет работникам спокойно совершать недорогие покупки дешевым контролируемым способом, минуя сложные процедуры утверждения.
Выгоды для бизнеса очевидны. Специалисты, занятые обработкой бумажных форм, могут сконцентрироваться на более значимых функциях снабжения, таких, как аналитическая работа, прогнозирование, выбор стратегий снижения закупочных цен. Использование MS Market росло экспоненциально с момента его введения. Установлено, что более 3 млрд. долл. проходит через MS Market ежегодно. Преимущество электронных систем снабжения состоит в отсутствии формальных правил, бумажной работы, скрытых процедур и других препятствий, отвлекающих работников от непосредственных обязанностей. В таблице “Выгода от внедрения MS Market” приводятся некоторые выгоды, появляющиеся вместе с введением электронного снабжения, они могут быть очень значительными.
Статьи по теме
